Établir les bases de la classe vivante : (4) Officialiser la collaboration, (5) S’engager à fournir l’espace physique pour la classe vivante, (6) Créer des protocoles opératoires normalisés et des ententes officielles
Une classe vivante exige une planification rigoureuse et des discussions sur l’entente, suivies d’ententes documentées et signées. Bien que ces ententes exigent beaucoup de temps et une planification minutieuse, elles sont importantes pour la réussite de toute collaboration officielle. Par conséquent, nous vous recommandons d’avoir un plan de viabilité opérationnelle, un plan de collaboration, la conception matérielle de la classe vivante, des procédures d’uniformisation normalisées et des ententes officielles en place avant le début de la phase de mise en œuvre.
Protocoles opératoires normalisés (PON)
Les PON sont des documents écrits qui décrivent les opérations périodiques qui sont pertinentes pour la classe vivante. En général, les PON fournissent des instructions étape par étape sur la façon d’exécuter une activité courante ou régulière, ce qui maximise la sécurité, l’efficacité opérationnelle et la prévisibilité de la classe vivante.
La présence d’une classe vivante dans un foyer de SLD exige plusieurs PON pour protéger les activités quotidiennes de l’équipe de SLD et des résidents, conformément aux règlements d’exploitation du foyer de SLD et de l’établissement postsecondaire.
Ces protocoles portent sur des domaines autres que les politiques universitaires du collège et les politiques du foyer de SLD. Le tableau 9 donne quelques exemples qui reflètent notre expérience dans la définition de pratiques importantes pour le fonctionnement de la classe vivante.
Tableau 9 : Protocoles opératoires normalisés pour la classe vivante du Collège Conestoga et des Villages Schlegel
Tableau 9 : Protocoles opératoires normalisés pour la classe vivante du Collège Conestoga et des Villages Schlegel
- Protocoles de terminologie et de signalisation pour la communication
- Protocoles pour les considérations de sécurité pour le village
- Protocoles pour la sûreté et la sécurité de la classe vivante
- Protocoles pour l’exploitation des immeubles
- Protocoles pour les services de soutien et les procédures de la classe vivante
- Protocoles de mobilisation des étudiants, du corps professoral et des membres de l’équipe du Village et leurs attentes tout au long de l’initiative de la classe vivante
- Protocoles pour les procédures d’aide aux étudiants
1) Protocoles de terminologie et de signalisation pour la communication
| Protocole | Exemples |
| Protocole pour la terminologie des panneaux internes et externes de la classe vivante — pour clarifier où les panneaux de la classe vivante sont permis sur la propriété du foyer de SLD. | Des panneaux externes ont été placés dans le stationnement pour indiquer aux élèves où stationner et comment trouver l’entrée de la classe vivante du foyer de SLD. |
| Protocole pour la terminologie de la correspondance avec les étudiants — pour repérer les programmes collégiaux dans la classe vivante. | Des panneaux internes ont été placés sur les portes et les couloirs pour indiquer comment aller à la classe vivante. |
| Protocole pour la terminologie sur le site Web du collège — pour gérer les programmes du collège et s’assurer que le site Web s’harmonise avec les systèmes administratifs et financiers du collège, ce qui rendra les choses plus claires pour les étudiants qui s’inscrivent aux programmes. | Le Collège Conestoga et les Villages Schlegel utilisent la même terminologie et les mêmes descriptions de la classe vivante, de son emplacement et de la façon de s’y rendre. |
2) Protocoles pour la sûreté et la sécurité de la classe vivante
| Protocole | Exemples |
| Protocole relatif à la protection de la vie privée — pour s’assurer que les renseignements personnels sur les résidents, les membres de l’équipe de SLD, les professionnels de la santé, les étudiants, les bénévoles et les employés contractuels sont protégés. | Toutes les personnes qui participent à la classe vivante respectent la politique des Villages Schlegel en matière de confidentialité des renseignements personnels et sur les soins de santé. Tous signent une entente de confidentialité et le coordonnateur de la classe vivante recueille ces formulaires et communique avec l’agent de protection des renseignements personnels du Village. |
Protocole pour les exigences en matière de santé et de sécurité du travail des étudiants — pour faire respecter les exigences en matière de santé et de sécurité pour tous les étudiants qui fréquentent la classe vivante et le foyer de SLD. Cela assure la santé et la sécurité des étudiants et de l’équipe de SLD.
Les étudiants qui participent à la classe vivante doivent satisfaire à toutes les exigences en matière de santé liées au stage au cours du premier mois du programme, afin de pouvoir participer aux activités d’apprentissage au foyer de SLD. | Les services de stage du Collège Conestoga sont responsables de la supervision des éléments suivants :
• les trousses à envoyer à tous les étudiants, les nouveaux et ceux qui reviennent, décrivant les exigences en matière de santé et de sécurité;
• la collecte et la consignation de tous les documents relatifs à la santé et à la sécurité;
• le suivi auprès des étudiants qui ne présentent pas les documents appropriés.
Le coordonnateur de la classe vivante s’assurera que toutes les exigences en matière de santé et de sécurité sont respectées et communiquera avec le directeur général du Village pour faire le point sur les exigences en matière de santé et de sécurité pour les étudiants. |
Protocole de prévention des infections — pour que tous connaissent les lignes directrices à suivre en cas d’éclosion de maladie infectieuse dans le foyer de SLD.
Ce protocole tient compte des précautions supplémentaires à prendre pour le foyer de SLD des étudiants qui fréquentent d’autres milieux de soins de santé, où il peut y avoir une épidémie de maladie infectieuse, avant de retourner dans l’environnement de la classe vivante. | Le bureau des services de stage doit mettre à jour annuellement les documents de prévention et de contrôle des infections et communiquer avec le coordonnateur de la classe vivante et le directeur général du Village pour lui fournir toute mise à jour concernant ce protocole. |
| Protocole pour les exigences en matière de santé et de sécurité pour le corps professoral — pour faire respecter les exigences en matière de santé et de sécurité par tout le personnel qui fréquente la classe vivante et le foyer de SLD. | Tous les membres du corps professoral du Collège Conestoga qui font partie de la classe vivante doivent satisfaire à toutes les exigences en matière de santé et de sécurité. Le directeur du programme de sciences infirmières du collège doit veiller à ce que le corps professoral se conforme à ces exigences et surveiller la façon dont elles sont communiquées. |
3) Protocoles pour la sûreté et la sécurité de la classe vivante
| Protocole | Exemples |
| Protocole pour un établissement sans fumée — pour informer les étudiants, les équipes de SLD, les résidents, les familles et les visiteurs de la politique antitabac et pour faire appliquer la politique. | Il est interdit de fumer sur la propriété du Village. Les personnes qui désirent fumer ne doivent utiliser que les endroits désignés où se trouvent les récipients à cigarettes (c.-à-d., à l’extérieur de la propriété). |
| Protocole relatif à la santé et à la sécurité au travail — pour éliminer et prévenir les maladies et les blessures professionnelles dans la classe vivante et le foyer de SLD. | Les employés du Collège Conestoga doivent suivre la « Formation de sensibilisation à la santé et à la sécurité des travailleurs de Conestoga » en ligne et rapporter qu’ils l’ont suivie à l’agent de sécurité. Les étudiants doivent suivre une formation sur le SIMDUT, sur la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail et sur la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. |
| Protocole relatif à la sécurité incendie — comprend un plan d’intervention en cas d’incendie, qui est suivi par toutes les personnes dans la classe vivante en cas d’incendie. | Des panneaux de sécurité incendie sont installés dans toute la classe vivante. Le plan en cas d’incendie est enseigné aux étudiants et au corps professoral du collège par l’équipe du Village. |
| Protocole de gestion des clés — pour décrire comment les clés de la classe vivante seront surveillées et qui y aura accès. | Le coordonnateur de la classe vivante a deux trousseaux de clés pour la classe vivante du Village. Le premier trousseau est destiné aux classes et aux laboratoires, et le deuxième au bureau des professeurs. Il y a une feuille d’emprunt et de retour des clés à signer par tous ceux qui empruntent les clés. |
| Protocole pour les procédures d’urgence — pour s’assurer que tous les membres de l’équipe de SLD, les professeurs et les étudiants comprennent les procédures d’urgence du foyer de SLD. | Le Village utilise un système de codes de couleurs pour représenter les incendies, les évacuations, les alertes à la bombe, les personnes manquant à l’appel, etc. Ces codes figurent dans un manuel remis à toutes les personnes participant à la classe vivante. |
| Protocole pour l’accès à la porte d’entrée de la classe vivante — pour s’assurer que la porte d’entrée à la classe vivante est verrouillée pendant les heures de fermeture et déverrouillée pendant les heures d’ouverture. Il s’agit également d’un protocole utilisé en cas d’épidémie de maladie infectieuse dans le foyer de SLD. | Les étudiants et les professeurs entrent dans la classe vivante par l’entrée de la classe vivante du Village. Les étudiants sont informés des heures où la porte d’entrée est verrouillée et déverrouillée durant leur séance d’orientation. |
4) Protocoles pour l’exploitation des immeubles
| Protocole | Exemples |
| Protocole de planification des espaces dans la classe vivante — est utilisé pour toute personne voulant réserver un espace d’apprentissage dans la classe vivante ou utiliser l’équipement de la classe vivante. | Lors de la planification des espaces dans la classe vivante, le Collège Conestoga et le Village tiennent compte du nombre de personnes qui participent à l’activité, du niveau de bruit, des heures d’ouverture, du stationnement dans les aires désignées, etc. Le coordonnateur de la classe vivante communique avec le doyen général pour obtenir l’approbation de réserver un local. |
| Protocole pour la maintenance et les systèmes de maintenance — pour s’assurer que l’exploitation et l’entretien des biens matériels de la classe vivante sont fondés sur la relation convenue entre le collège et le foyer de SLD. | Le Collège Conestoga a créé un bouton de raccourci pour envoyer une demande relative à un problème de maintenance.
Un courriel de confirmation est envoyé une fois la demande reçue. |
| Protocole d’entretien ménager — pour maintenir la propreté et l’attrait de tous les espaces intérieurs de la classe vivante en utilisant les services d’entretien ménager convenus entre le collège et le foyer de SLD. | Par l’intermédiaire du Village, les services environnementaux fournissent des services d’entretien ménager dans la classe vivante. Ils vident les poubelles et les bacs de recyclage, balaient les classes, essuient les surfaces, lavent les draps et les serviettes et réapprovisionnent les locaux en articles consommables. |
5) Protocoles pour les services de soutien et les procédures de la classe vivante
| Protocole | Exemples |
| Protocole pour l’utilisation des laboratoires de compétences — pour s’assurer que les mannequins et l’équipement de laboratoire sont protégés et utilisés correctement. | Le coordonnateur de la classe vivante verrouille toutes les portes des laboratoires de compétences à la fin de chaque journée pour éviter que les étudiants, les résidents, la famille et l’équipe n’y aient accès après les heures de travail. Un superviseur doit être présent lors de l’utilisation d’un des laboratoires de compétences. |
| Protocole pour la gestion de l’approvisionnement — pour maintenir l’uniformité et l’intégrité du processus d’approvisionnement, pour communiquer les directives et les responsabilités à tout le personnel participant à la fonction de gestion de l’approvisionnement. | Le spécialiste de l’application pratique demande des fournitures pour les programmes de la classe vivante et envoie ces commandes au dispensaire du collège afin qu’il les traite au moyen d’un système d’inventaire. |
| Protocole pour la gestion du mobilier et de l’équipement — pour surveiller l’intégrité du mobilier et de l’équipement dans la classe vivante, ainsi que ceux qui participent à la réparation ou au remplacement des articles de la classe vivante, au besoin. Il s’applique aussi aux membres du personnel qui participent à l’élaboration, au traitement et à la réception de la documentation, du mobilier et de l’équipement nécessaires sur le site de la classe vivante, au besoin. | Si le Collège Conestoga ou le Village découvre un meuble ou de l’équipement endommagé, le directeur général, le dispensaire et les installations satellites de Conestoga déterminent si la réparation peut être effectuée par le collège ou le Village, en suivant le processus normal d’approvisionnement pour les dépenses en immobilisations. |
| Protocole de stationnement — pour établir des normes de stationnement sur la propriété du foyer de SLD. | Lorsque le programme commence, le coordonnateur de la classe vivante informe les étudiants qui fréquentent la classe vivante des possibilités de stationnement. Il leur faut acheter un permis valide et l’afficher (pour accéder au stationnement de la classe vivante). Le stationnement est assuré par les services de stationnement et de sécurité du Collège Conestoga. |
6) Protocoles de mobilisation des étudiants, du corps professoral et des membres de l’équipe du Village et leurs attentes tout au long de l’initiative de la classe vivante
| Protocole | Exemples |
| Protocole pour l’accueil — pour s’assurer que les étudiants, le corps professoral et les membres de l’équipe du Village sont au courant de l’initiative de la classe vivante et de leurs rôles. | Le coordonnateur de la classe vivante communique avec le directeur général du Village et le département de la vie étudiante de Conestoga pour fixer une date, une heure et un lieu pour l’orientation des étudiants.
La classe vivante reçoit le matériel de communication et de planification approprié du collège pour assurer l’orientation (manuels du programme, uniformes, permis de stationnement, cartes étudiantes, lettre d’orientation, etc.). L’accueil des étudiants est assuré par le coordonnateur et le corps professoral de la classe vivante, l’équipe du Village, les résidents et le directeur général du Village. |
| Protocole pour les célébrations et les événements des étudiants — pour s’assurer que les célébrations et les événements se déroulent dans un milieu sécuritaire qui ne perturbe pas le processus scolaire ou les activités quotidiennes des résidents. | Si quelqu’un désire organiser un événement en collaboration avec les programmes du Collège Conestoga au Village, le coordonnateur de la classe vivante et le directeur général du Village prennent part à la discussion. Une fois que le coordonnateur de la classe vivante a reçu l’approbation du doyen général ou du directeur du programme de sciences infirmières, il réservera l’espace à l’aide du système de planification du collège, au besoin, et l’organisation de l’événement se fait selon les directives du Collège Conestoga en ce qui concerne la planification d’événements. |
| Protocole pour le guide du programme — pour aider les étudiants à réussir sur le plan scolaire en fournissant des renseignements sur les normes, les lignes directrices et les processus du programme de PSSP. | Le coordonnateur de la classe vivante présente le guide du programme aux élèves pendant la séance d’orientation. Les étudiants ont la responsabilité de lire, de comprendre et de suivre les renseignements contenus dans le guide ou de demander des précisions.
Ce guide est révisé et mis à jour chaque année par le directeur du programme de sciences infirmières, le coordonnateur de la classe vivante, spécialiste de l’application pratique, et le directeur général du Village. |
7) Protocoles pour les procédures d’aide aux étudiants
| Protocole | Exemples |
| Protocole d’utilisation des services d’accessibilité à l’extérieur du campus — pour offrir un environnement sécuritaire et accessible aux élèves handicapés. | Le protocole du Collège Conestoga pour les services d’accessibilité en ce qui a trait aux examens écrits exige :
• qu’il y ait suffisamment de temps pour permettre aux étudiants de se rendre sur le campus du collège où se déroule l’examen écrit;
• qu’il y ait suffisamment de temps pour que les étudiants qui reviennent d’un examen écrit avec les Services d’accessibilité puissent retourner dans la classe vivante;
• que les professeurs renvoient les examens à l’étudiant dans une enveloppe scellée ou qu’ils ramassent l’examen terminé sur le campus principal du collège. |
| Protocole d’utilisation des services de counseling à l’extérieur du campus — se rapporte à la disponibilité des services de counseling pour tout étudiant à temps plein ou à temps partiel qui suit un programme collégial dans la classe vivante. | Le coordonnateur de la classe vivante prévoira du temps pendant la séance d’orientation pour que les Services de counseling fassent une présentation aux étudiants. Les étudiants qui souhaitent prendre un rendez-vous peuvent accéder à la page des Services de counseling sur le site de Conestoga. |
| Protocole pour les casiers — pour fournir assez de casiers aux étudiants de la classe vivante. | Le coordonnateur de la classe vivante dresse une liste de numéros de casiers et attribue les numéros aux nouveaux étudiants au début du programme de la classe vivante. Les étudiants doivent se munir d’un cadenas pour le casier qui leur est assigné. Un cadenas se trouvant sur un casier non assigné sera enlevé. Les casiers sont nettoyés par le personnel d’entretien ménager pendant les changements de saison. Tout problème relatif aux casiers doit être signalé à l’équipe d’entretien. |
Ententes officielles
Bien que de nombreux protocoles opératoires normalisés doivent être pris en compte entre les deux organismes lors de la mise sur pied d’une classe vivante, seules deux ententes officielles sont recommandées. Ces ententes officielles protègent les intérêts de l’établissement postsecondaire et du foyer de SLD pendant toute la durée de l’initiative de classe vivante :
L’entente sur l’utilisation de l’espace (une exigence unique pour la classe vivante) énonce les attentes relatives à l’utilisation de l’espace au foyer de SLD et par l’établissement postsecondaire. Elle définit également les considérations financières, de sécurité, d’assurance et de responsabilité pour les deux parties. Le tableau 10 présente les éléments de cette entente.
L’entente d’affiliation clinique (typique de toutes les ententes entre un établissement postsecondaire et un foyer de SLD lorsque le foyer de SLD accueille des étudiants de l’établissement postsecondaire) précise les attentes des deux parties en ce qui concerne les stages d’éducation non rémunérés et les questions de responsabilité juridique à régler. Le tableau 11 présente les éléments de cette entente.
Ces deux ententes :
- confèrent à chaque partie des droits exécutoires;
- font en sorte que toutes les parties concernées comprennent les principales attentes administratives liées à la classe vivante;
- énoncent les obligations financières de chaque partie;
- montrent que chaque partie s’engage sur l’ensemble du projet;
- déterminent la façon de mettre fin à l’entente ou d’y ajouter d’autres parties.
Tableau 10 : Éléments typiques dans une entente d’utilisation de l’espace pour la classe vivante
Tableau 10 : Éléments typiques dans une entente d’utilisation de l’espace pour la classe vivante
| Section | Description |
| Utilisation et occupation | Cette section décrit comment l’établissement postsecondaire ou le foyer de SLD utilisera l’espace de la classe vivante pour offrir des programmes et d’autres services connexes.
Elle indique le nombre maximal de personnes autorisées à utiliser l’espace de la classe vivante à un moment donné.
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| Coûts | Cette section décrit en détail les contributions financières de chaque collaborateur ou tout autre arrangement financier. Un budget peut être inclus dans l’accord pour indiquer qui a la responsabilité financière des différents coûts. |
| Paiement | Cette section précise le montant du financement ou de la somme, le cas échéant, qu’une partie paiera ou remboursera à l’autre partie et le montant du paiement. Le calendrier des paiements comprend un calendrier des produits livrables qui déclencheront le paiement. |
| Entretien ménager | Cette section comprend le nettoyage quotidien habituel, les ordures, le recyclage, le calendrier, le nettoyage des fenêtres et les réparations mineures quotidiennes, comme le remplacement des ampoules et le débouchage des tuyaux de plomberie obstrués. |
| Stationnement | Cette section comprend les zones précises sur les lieux où les étudiants, le corps professoral et l’équipe du Village peuvent stationner. Les collaborateurs déterminent également le nombre de places de stationnement nécessaires et s’il faut payer pour le stationnement. |
| Santé et sécurité au travail | Cette section comprend les responsabilités de l’établissement postsecondaire et du foyer de SLD. |
| Indemnisation | Cette section dégage les autres parties collaboratrices de toute responsabilité, perte, dépense ou réclamation pour blessures ou dommages dans la classe vivante ou dans d’autres secteurs de l’immeuble. |
| Assurance et responsabilité | Cette section précise que ni l’un ni l’autre des collaborateurs n’est, en droit, responsable d’un décès ou d’une blessure découlant d’un événement survenu dans la classe vivante, ou de tout dommage survenu dans la classe vivante, ou en rapport avec celle-ci. Cette section précise que tous les articles de la classe vivante doivent être conservés et entreposés sur les lieux. Le montant de l’assurance-responsabilité doit être mentionné dans cette section. |
| Exécution | Cette section décrit la façon dont les collaborateurs mettront fin à l’entente de collaboration ou à la participation d’une organisation à la collaboration. |
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Tableau 11 : Éléments typiques d’une entente d’affiliation clinique pour la classe vivante
Tableau 11 : Éléments typiques d’une entente d’affiliation clinique pour la classe vivante
| Section | Description |
| Objet de l’entente | Promouvoir un programme planifié et supervisé d’expérience clinique pour les étudiants dans le contexte d’un foyer de SLD. |
| Délai et renouvellement de l’entente | La date de début et de fin de l’affiliation, y compris la référence aux conditions de résiliation anticipée, est précisée dans l’entente. |
| Responsabilités du foyer de SLD | Superviser, fournir et contrôler les soins et le traitement des résidents.
Déterminer le nombre maximal d’étudiants que le foyer de SLD peut accueillir à tout moment.
Participer à la séance d’orientation.
Contribuer à l’évaluation pratique des étudiants et collaborer avec le corps enseignant et les étudiants de l’établissement postsecondaire pour les travaux d’enseignement.
S’assurer que les étudiants ne remplacent pas les membres de l’équipe de SLD et qu’ils ne sont pas laissés sans surveillance lorsqu’ils prodiguent des soins aux résidents.
Fournir des salles de conférence, l’accès à la bibliothèque, des aires pour les pauses repas, des vestiaires appropriés, des uniformes spéciaux ou des vêtements de protection, des fournitures et des services au besoin et rendre les soins de santé d’urgence accessibles aux professeurs et aux étudiants.
Assumer le droit de suspendre un étudiant du foyer de SLD en raison d’une faute professionnelle. |
| Responsabilités de l’établissement postsecondaire | Informer le foyer de SLD du nombre d’étudiants qui fréquentent la classe vivante.
Révéler les objectifs d’apprentissage pour l’expérience d’apprentissage pratique dans le foyer de SLD.
Fournir le nom des professeurs qui superviseront les étudiants qui participent aux soins aux résidents.
Respecter les politiques et les procédures du foyer de SLD. |
| Indemnisation | Le foyer de SLD et l’établissement postsecondaire conviennent d’exonérer les deux organismes de toute responsabilité. |
| Assurance | Le foyer de SLD et l’établissement postsecondaire conviennent de souscrire une assurance responsabilité civile générale complète. |
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