Mettre en œuvre la classe vivante : (7) Identifier et relier les membres du corps professoral de l’établissement postsecondaire et les équipes de soins de longue durée, (8) Intégrer le programme d’études et les activités de soins de longue durée, (9) Définir les mécanismes de communication et de coordination

Définir les mécanismes de communication et de coordination

Cet élément renvoie au processus d’information régulière de toutes les parties prenantes afin de s’assurer que les renseignements importants sont échangés en temps opportun pour aider à organiser, à mettre en œuvre et à évaluer tous les processus, ressources et services de la classe vivante pour assurer le succès de cette dernière.

Notre expérience de la classe vivante nous permet de valoriser et d’encourager une communication ouverte et continue. Dans la classe vivante, nous avons plusieurs réunions d’équipe ainsi que des réunions spéciales au besoin. Dans ces réunions, les conseils des résidents et des familles, le corps enseignant de l’établissement postsecondaire et l’équipe de SLD sont inclus. Ces groupes ont tous un rôle important à jour au cours des réunions de mise en œuvre et de consultation de la classe vivante; il est donc important de tenir compte de l’apport de chacun d’eux.

Il y a deux voies de communication et de coordination : officielle et non officielle.

La voie de communication et de coordination officielle a lieu entre les intervenants qui ont le pouvoir de prendre des décisions ou les renseignements qui doivent être documentés ou communiqués de façon officielle. En général, ce type de communication fournit une structure, des règles et une reddition de comptes. Les communications peuvent être verticales et horizontales, comme le montre la Figure 3.

La voie de communication et de coordination non officielle ne suit aucune règle ou procédure prescrite ou officielle. L’information circule librement dans toutes les directions. Dans tout organisme, ce type de communication est tout à fait naturel, car les gens interagissent les uns avec les autres sur ce qui est important en ce moment. Bien souvent, nous communiquons de façon non officielle au moyen de courriels, de conversations en personne et d’appels. La plupart de ces conversations sans cérémonie ont lieu lors de discussions sur les besoins en espace, la commande d’équipement pour la classe vivante et la planification de nos PON (voir Éléments constitutifs 4 et 6).

Moyens de communication

Nous décrivons ci-dessous certains des moyens de communication officiels et non officiels que nous avons trouvé utiles dans la classe vivante.

Séance d’orientation des étudiants

La séance d’orientation ne se résume pas à donner aux gens quelques faits sur la classe vivante. C’est plutôt une activité planifiée, qui présente différentes personnes et qui combine des renseignements, des expériences et une traduction des valeurs et de la culture de la classe vivante. Elle a pour but de fournir aux étudiants l’information de base dont ils ont besoin pour bien apprendre et pour s’intégrer à l’initiative de classe vivante. De plus, une séance d’orientation rassemble une communauté, où chaque individu est amené à ressentir un sentiment d’appartenance et de reconnaissance avant de commencer son cheminement dans la classe vivante. Il est donc important pour un foyer de SLD et un établissement postsecondaire de planifier et d’organiser ensemble la séance d’orientation afin que tous se sentent bienvenus et à l’aise en ce qui concerne la mission de la classe vivante.

Guides et bulletins d’information

Les guides et les bulletins sont une autre stratégie pour communiquer avec les gens et les mettre en contact. Ce sont des documents importants parce qu’ils donnent des détails sur la classe vivante avec diverses personnes. De plus, ce sont des ressources utiles lorsque les gens ont besoin de se rappeler ou de rappeler aux autres les engagements, les objectifs et les attentes de la classe vivante. Notre collaboration s’appuie sur les documents écrits suivants :

Guide du programme — comprend des renseignements sur le programme de PSSP de la classe vivante, les ressources à la disposition des étudiants, le code de conduite professionnelle, les règlements et les exigences en matière de santé et de sécurité, et des renseignements sur la collaboration entre l’établissement postsecondaire et le foyer de SLD. Un exemplaire du Guide de l’étudiant se trouve sur le site Web du Collège Conestoga (www.conestogac.on.ca).

Guide de l’équipe de SLD — comprend des renseignements sur les politiques de communication, les évaluations de rendement, le travail auprès des familles et des résidents, les politiques de confidentialité, les politiques sur les médias, les politiques sur la violence en milieu de travail, les politiques sur la santé et la sécurité, le comité social et la formation de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail.

Guide du résident — en plus de renseignements sur la vie au Village, ce guide comprend des renseignements sur la collaboration entre le foyer de SLD et l’établissement postsecondaire ainsi que les activités et événements de la classe vivante. Souvent, ce guide est remis aux résidents et aux familles dès l’admission au foyer de SLD.

Guide des bénévoles — comprend des renseignements sur le rôle des bénévoles, la Charte des droits des résidents, les droits et responsabilités des bénévoles, les règles générales de sécurité et les politiques de santé du foyer de SLD et les codes de conduite.

Infolettres — sont fournis mensuellement afin que les résidents et les familles, les étudiants, le corps enseignant de l’établissement postsecondaire, l’équipe de SLD et la collectivité soient au courant des activités et des événements qui ont lieu dans la classe vivante.

Réunions prévues

Les réunions prévues sont un moyen officiel de communiquer avec la classe et de la coordonner. Elles ont pour but de tenir tout le monde au courant des enjeux actuels et de l’état de la classe vivante. En nous appuyant sur notre expérience, nous organisons des réunions prévues entre l’établissement postsecondaire et le foyer de SLD pour discuter des sujets suivants :

Maintenir l’engagement des résidents et de leur famille envers la classe vivante — Des réunions sont prévues afin que le corps enseignant de l’établissement postsecondaire et l’équipe de SLD puissent discuter des possibilités d’inviter et de faire participer les résidents et leur famille aux activités de la classe vivante. Les résidents et leur famille peuvent discuter avec les étudiants dans les lieux publics (c.-à-d. café, rue principale) et les chambres des résidents), aider les étudiants à faire leurs travaux, participer aux cours à titre d’enseignant ou d’apprenant, et fournir des commentaires sur la participation des étudiants aux stages.

Les conseils des résidents et des familles sont des mécanismes précieux pour favoriser l’engagement envers la classe vivante. L’établissement de relations est une partie importante des responsabilités du coordonnateur du programme de classe vivante et du directeur général.

Planification et coordination d’activités particulières dans la classe vivante — Plusieurs réunions sont prévues pour discuter de la façon dont l’équipe de la classe vivante (corps enseignant, membres de l’équipe de SLD) répond aux demandes et aux engagements concernant l’initiative de classe vivante et y donne suite. Par exemple, il est question de la coordination quotidienne des étudiants de la classe vivante avec le coordonnateur de la classe vivante et le responsable des SLD. Le coordonnateur de la classe vivante et le responsable des SLD se réunissent régulièrement pour discuter des plans semestriels et concevoir un calendrier indiquant quand les étudiants se rendront au foyer de SLD ou y participeront.

« Les occasions pour les étudiants de faire partie d’une classe vivante ont permis à de nombreux étudiants d’observer des professionnels de la santé et des résidents et de participer. De nombreuses qualités liées à la prestation de soins exceptionnels sont évidentes lorsqu’elles sont démontrées ou observées au lieu d’être simplement lues dans un manuel scolaire ou mises en pratique dans notre laboratoire de compétences cliniques. »

— Marilyn Arsenault, spécialiste de l’application du programme, village d’University Gates à Waterloo

« Les étudiants font part de leurs expériences en classe et expliquent ce qu’ils ont appris au fur et à mesure que la théorie s’y prête. Par exemple, lorsque nous avons abordé le bain dans un cours théorique, certains étudiants avaient déjà assisté au bain d’un résident au foyer et avaient pu apporter des précisions au reste de la classe. Le manuel offre une base, mais les étudiants bénéficient d’une expérience “réelle” qui leur permet de commencer à résoudre des problèmes dès le début. »

— Sharon Clarke, coordonnatrice de la classe vivante, Collège Conestoga, Village d’University Gates à Waterloo

Extension des services de l’environnement dans la classe vivante — D’un point de vue pratique, des réunions sont prévues pour discuter de la meilleure façon de signaler toute préoccupation relative à la maintenance entre le corps professoral de l’établissement postsecondaire et l’équipe de SLD, et d’y répondre. L’entretien ménager, l’accessibilité aux toilettes, la signalisation appropriée ou les préoccupations relatives au stationnement ont tous nécessité quelques réunions spéciales afin que ces questions et préoccupations puissent être réglées dans les meilleurs délais.

Surveillance du respect par les étudiants des procédures de prévention des infections et de sécurité sanitaire — Il est important que l’équipe de SLD et le corps enseignant de l’établissement postsecondaire se rencontrent périodiquement pour adopter une démarche commune pour communiquer en cas d’éclosion de maladie infectieuse. Les étudiants et les membres du corps enseignant doivent respecter les procédures de sécurité en matière d’infection et de santé au foyer de SLD. De plus, ces procédures d’infection et de sécurité sanitaire doivent être diffusées à chaque nouvelle cohorte d’étudiants de la classe vivante.

Les procédures de santé et de sécurité comprennent :

• Que faire en cas d’incendie dans l’immeuble?
• Que faire en cas d’éclosion généralisée dans le foyer de SLD lorsque les autorités de santé publique jugent nécessaire de fermer en tout ou en partie les secteurs non essentiels du foyer de SLD?
• Quelles sont les politiques et pratiques de prévention des infections dans le foyer de SLD?

Bénévolat et coordination de stages officiels au sein du foyer de SLD — Les étudiants du foyer de SLD sont invités à postuler à des postes de bénévoles afin d’acquérir une expérience précieuse en s’engageant auprès de différents résidents et membres de l’équipe. De même, le foyer de SLD offre régulièrement des stages cliniques à tous ses étudiants de la classe vivante, mais aussi à d’autres programmes et écoles. Cette pratique fait en sorte que le foyer de SLD est perçu comme une ressource pour le perfectionnement de la main-d’œuvre au-delà des étudiants de la classe vivante. Le nombre d’étudiants qui terminent un stage à un moment donné au foyer de SLD est déterminé lors de réunions entre l’équipe de SLD et le Bureau des stages cliniques de l’établissement postsecondaire. Les étudiants qui cherchent à acquérir de l’expérience à l’extérieur du foyer de SLD peuvent effectuer des stages dans d’autres organismes du secteur de la santé comme les hôpitaux, les centres de soins de courte durée, les centres de soins palliatifs, les agences de soins à domicile et les établissements de soins communautaires.

Liens avec la collectivité — Les réunions prévues sont utiles lorsqu’il s’agit de planifier les activités et les célébrations qui rapprochent la collectivité de la classe vivante. L’établissement de liens communautaires favorise la rencontre de nouvelles personnes ayant des intérêts similaires pour les soins aux aînés et l’initiative de la classe vivante. Des conférenciers provenant d’organismes communautaires et des aînés de la collectivité enrichissent et approfondissent l’expérience d’apprentissage des étudiants, mais aussi celle du corps enseignant de la classe vivante et l’équipe de SLD. Les espaces utilisés par la classe vivante pendant la journée peuvent être mis à la disposition d’autres groupes le soir et la fin de semaine.